Tableau de suivi kilométrique
le construire dans un tableur
Quatre colonnes, une formule, et le barème fiscal calculé tout seul.
Un tableau de suivi kilométrique se monte en quelques minutes dans n’importe quel tableur. Quatre colonnes suffisent pour noter vos trajets, une simple somme donne le total annuel, et une formule reprend le barème fiscal pour estimer vos indemnités.
- Colonnes de base : date, trajet, motif, distance — inutile d’en mettre plus pour commencer.
- Calcul automatique : une somme pour le total, une formule pour appliquer le barème.
- Barème 2026 stable : identique à 2025, avec une majoration de 20 % pour l’électrique.
- Le même partout : Excel, Google Sheets ou LibreOffice Calc suivent la même logique.
Ce que ce tableau vous fait gagner
Quand vous utilisez votre voiture personnelle pour le travail, vous pouvez déduire ces trajets de vos impôts au titre des frais réels, ou vous les faire rembourser par votre employeur. Dans les deux cas, il faut un récapitulatif clair de vos kilomètres. C’est exactement ce que fait ce tableau : il regroupe vos déplacements sur l’année et applique le barème kilométrique pour en sortir un montant.
L’autre intérêt, c’est la régularité. Reconstituer douze mois de trajets en avril, au moment de la déclaration, est pénible et peu fiable. Une ligne saisie après chaque déplacement, à l’inverse, ne demande rien et tient la route si l’administration vous demande des justificatifs.
Les colonnes à prévoir
Le piège classique, c’est de vouloir tout consigner et d’abandonner au bout d’une semaine. Tenez-vous-en à l’essentiel. Quatre colonnes couvrent l’immense majorité des besoins :
- Date : le jour du déplacement, dans un format que le tableur reconnaît comme une date.
- Trajet : départ et arrivée, par exemple « Bureau → Client Lyon ».
- Motif : la raison professionnelle, utile en cas de contrôle.
- Distance (km) : le nombre de kilomètres, aller-retour compris si c’est le cas.
Si vous roulez avec plusieurs véhicules, ajoutez une colonne « Véhicule ». Le barème dépend de la puissance fiscale de la voiture, et mélanger deux véhicules dans le même calcul fausserait le résultat.
La formule qui applique le barème
Le barème kilométrique se présente en trois tranches de distance, et les coefficients changent selon la puissance fiscale du véhicule. Pour 2026, il s’applique aux revenus 2025 et reste identique à l’an passé. Voici la structure pour une voiture de 5 CV, à titre d’exemple :
| Distance sur l’année | Formule (voiture 5 CV) | Exemple |
|---|---|---|
| Jusqu’à 5 000 km | km × 0,636 | 2 000 km → 1 272 € |
| De 5 001 à 20 000 km | (km × 0,357) + 1 395 | 12 000 km → 5 679 € |
| Au-delà de 20 000 km | km × 0,427 | 25 000 km → 10 675 € |
Les coefficients ci-dessus valent pour 5 CV. Les autres puissances fiscales ont leurs propres taux, à reprendre sur le barème officiel publié sur impots.gouv.fr. Et si votre voiture est 100 % électrique, le montant obtenu est majoré de 20 %.
Ce barème ne sert que si vous choisissez les frais réels à la place de l’abattement automatique de 10 %. Comparez les deux montants avant de trancher : en dessous d’un certain kilométrage, l’abattement de 10 % reste souvent plus avantageux.
Le barème couvre déjà le carburant, l’entretien, l’assurance, les pneus et la dépréciation du véhicule. En revanche, les péages et les frais de stationnement n’y sont pas inclus : ils se déclarent en plus, sur justificatifs.
Construire le tableau, étape par étape
La marche à suivre est la même sur Excel, Google Sheets et LibreOffice Calc. Comptez cinq minutes la première fois.
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Ouvrez un classeur vierge
Créez un nouveau fichier et nommez-le clairement, par exemple « Suivi km 2026 ». Un classeur par année garde les choses lisibles.
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Posez les en-têtes
Sur la première ligne, saisissez Date, Trajet, Motif et Distance (km). Mettez-les en gras pour les repérer d’un coup d’œil.
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Saisissez vos trajets
Une ligne par déplacement, sous les en-têtes. Prenez l’habitude de remplir la ligne juste après le trajet, tant que les détails sont frais.
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Calculez le total des kilomètres
Dans une cellule sous la colonne Distance, tapez =SOMME(D2:D200). Le total se met à jour tout seul à chaque nouvelle ligne.
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Appliquez le barème
Placez les coefficients dans des cellules dédiées, puis écrivez la formule de la bonne tranche en pointant vers ces cellules. Vous obtenez le montant estimé des indemnités.
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Figez la ligne d’en-tête
Via le menu Affichage, figez la première ligne pour qu’elle reste visible quand vous descendez dans une longue liste de trajets.
Quand une formule pointe vers la cellule d’un coefficient, verrouillez sa référence avec le signe dollar, par exemple $B$1. Ainsi, en recopiant la formule vers le bas, elle continue de viser le bon taux au lieu de glisser d’une ligne à l’autre.
Le tenir à jour sans s’y perdre
Un tableau de suivi ne vaut que s’il est complet. Trois habitudes suffisent à le garder fiable. D’abord, saisissez au fil de l’eau plutôt qu’en rafale une fois par trimestre. Ensuite, gardez une trace de vos motifs : un agenda ou des e-mails qui confirment vos rendez-vous appuient le tableau si on vous demande des comptes. Enfin, sauvegardez le fichier ailleurs que sur votre seul ordinateur — un espace en ligne ou une copie suffit à ne pas tout perdre.
Pour plusieurs véhicules, créez un onglet par voiture plutôt que de tout empiler sur une seule feuille. Chaque onglet garde son propre total et sa formule, calée sur la bonne puissance fiscale. Le tableau reste lisible, et le calcul juste.
Quel logiciel choisir pour ce tableau ?
Excel, Google Sheets et LibreOffice Calc font tous l’affaire, avec la même logique de colonnes et de formules. Sheets est gratuit et accessible depuis un navigateur ; Calc est gratuit et fonctionne hors ligne. Le choix dépend surtout de ce que vous utilisez déjà.
Faut-il garder un justificatif pour chaque trajet ?
Le tableau est un récapitulatif, pas une preuve à lui seul. L’administration peut demander à vérifier la réalité des déplacements : notez le motif et la destination, et conservez ce qui les confirme, comme un agenda ou des e-mails professionnels.
Le barème kilométrique change-t-il chaque année ?
Il est révisé par arrêté, mais pas systématiquement à la hausse. Pour 2026, il est resté identique à celui de 2025. Le réflexe reste de vérifier les coefficients en vigueur sur impots.gouv.fr avant de remplir votre formule.
Puis-je utiliser ce tableau pour plusieurs véhicules ?
Oui, à condition de séparer les véhicules, idéalement un onglet par voiture. Le barème dépend de la puissance fiscale, donc chaque véhicule a son propre calcul. Tout additionner dans une seule formule donnerait un montant faux.
Ce tableau remplace-t-il une application de suivi ?
Pour un usage simple, il suffit largement. Les applications ajoutent surtout le calcul automatique de la distance par GPS, pratique si vous roulez beaucoup. Le tableur, lui, reste gratuit, modifiable à volonté et indépendant de tout abonnement.
Quatre colonnes, une somme et une formule : votre suivi kilométrique tient dans un seul écran, et la déclaration n’a plus rien d’un casse-tête.